Les indispensables

Nous avons installé Odoo ainsi que son module de comptabilité.  Nous pouvons également naviguer dans les menus.  Il est temps de passer aux choses sérieuses !

Nous allons maintenant installer les modules que je qualifierais d’indispensables pour une (petite) entreprise : les achats, les ventes et le module de caisse enregistreuse (point de vente).  Nous analyserons ensuite ces modules un peu plus en détail, en tout cas suffisamment pour vous permettre d’être opérationnel et donc de pouvoir utiliser Odoo « pour de vrai » !.  Il est évidemment impossible ici de traiter tous les cas particuliers.  N’hésitez donc pas à poster vos questions, on tentera d’y répondre (ou un visiteur bienveillant s’en chargera).

Lorsque nous aurons fait ce travail, on abordera aussi la question primordiale de la « sauvegarde » ou du back up !  Si vous comptez utiliser Odoo sur un ordinateur de bureau (voire même sur un petit serveur en interne), il peut être intéressant de faire une sauvegarde régulière (voir quotidienne) de votre système.  L’avantage est que cette sauvegarde est transportable (vous pouvez l’installer sur un autre ordinateur).

Les achats

Nous allons commencer par un cas « simple », celui d’une entreprise qui ne transforme pas les produits qu’elle vend.  Nous aborderons le cas de notre boulanger par la suite (et puis lui aussi vend des produits non transformés !).

Prenons le cas d’un magasin de jeux (Dédale par exemple !).  Cette boutique achète des jeux qu’elle stocke et revend dans sa boutique.  Son objectif est de fonctionner toute l’année avec un stock minimum mais d’être rapidement informée des commandes à passer pour les articles manquants (certaines références tournent plus que d’autres).  Le fait de proposer plus de 3000 références et d’avoir plus de 20 fournisseurs différents rend ce travail compliqué s’il fallait le faire manuellement.

Son processus achat est simple : tous les lundis, elle tire la liste des articles en rupture de stock (ou pour lesquels le stock minimum est atteint) et lance ses commandes auprès de ses fournisseurs.  Les délais de livraison étant relativement courts, des commandes hebdomadaires (hors périodes de fêtes) permettent d’atteindre cet objectif de stock minimum.

Voyons comment tout cela se traduit dans le système.  Commençons par installer le module … entrepôt ! Ben oui, ces achats, faut bien les stocker qqpart !

Rendez-vous donc dans le menu « Configuration » et cliquez sur le bouton « Installer » du module « Gestion d’entrepôt ».  Lorsque c’est fait, Odoo vous affiche l’écran d’ouverture du menu « entrepôt » (voir ci-dessous).

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Vous voyez apparaître un nouveau menu en haut « Entrepôt » et une série de sous-menus sur la gauche de votre écran.

Retournons dans « Configuration » et installons la gestion des achats (bouton installer du module « Gestion des achats »).  Une fois l’installation terminée, Odoo vous transporte dans ce module, sur la page « Demande de prix » (Request for quotation), voyez l’image ci-dessous.  Notez également que le menu principal (en haut) comporte désormais 6 liens, « Purchases » venant de s’y ajouter.

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Ok ! Nous venons d’installer coup sur coup deux modules : l’entrepôt vous permet de gérer un (ou plusieurs) stock physique et les achats vous permette de passer des commandes.  Pour apprendre à les utiliser, nous allons revenir à notre boutique de jeu : pour démarrer son activité, elle doit commander 10 boîtes de Monopoly et 15 boîtes de Scrabble auprès de son fournisseur « JeuxSoc ».

Nous allons créer toutes ces données dans l’outil (pour accélérer le mouvement, seules les données indispensables seront complétées.  Vous trouverez plus d’infos dans les rubriques spécifiques à chaque module).

Commençons par créer notre fournisseur « JeuxSoc ».  Ca tombe bien, mon écran précédent peut être utilisé puisque nous sommes dans le module achat. Cliquons sur le sous-menu « Suppliers » (fournisseurs) et sur le bouton rouge « Créer ».  L’écran ci-dessous s’affiche.

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Nous allons simplement y introduire le nom de notre fournisseur.

Notez également une nouveauté dans le layout puisque vous voyez apparaître pour la première fois des onglets au sein d’une page : « notes internes », « ventes & achats », « comptabilité ».  Ces onglets permettent de regrouper les informations de notre fournisseur par « module ».  Cliquez sur chacune d’elles pour vous donner une idée de toutes les infos que vous pouvez ajouter (et que vous devrez probablement un jour exploiter).  Notez également que le nombre d’onglet n’est pas fixe.  Il peut varier en fonction des modules installés.  Lorsque nous ajouterons le module « Point de vente », un onglet du même nom s’ajoutera aux 3 précédents.

Nous allons d’ailleurs en faire l’expérience tout de suite puisque nous allons cocher « Est une société? » en haut de la page, à côté de « Nom ».  Vous voyez alors apparaître directement un nouvel onglet « Contacts » avec un bouton « Créer ».  Ca semble évident, si JeuxSoc est une société, cela peut être pratique d’indiquer les noms de vos personnes de contact ainsi que leur coordonnées (mail, téléphone, etc).

Après avoir coché « Est une société? », introduisons son nom : JeuxSoc et cliquons sur « Enregistrer » en haut à gauche.  Nous n’allons pas exploiter les autres informations pour le moment mais n’hésitez pas à y introduire les coordonnées d’un de vos fournisseurs, c’est un bon entrainement !  Notez par exemple que la position fiscale (onglet comptabilité) est un élément important que nous aborderons dans le chapitre consacré à la TVA.

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Après avoir enregistré, Odoo reste sur cet écran et change simplement le bouton « Enregistrer » en « Modifier » (bouton qu’il faut utiliser si vous souhaitez modifier une information de notre fournisseur « JeuxSoc »).

Cliquez sur « Supplier » et vous voyez maintenant apparaître notre fournisseur dans la liste (image ci-dessous).

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C’est le moment également de tester les 3 petites icônes en haut à droite de l’écran.  Choisissez la vue qui vous convient le mieux.

Entraînez-vous à créer quelques fournisseurs.  Si vous souhaitez plus d’info concernant ce menu « Fournisseur », rendez-vous dans la catégorie « Achat » du site.  Tiens, un petit exercice : il y a moyen d’identifier chaque fournisseur à l’aide de son logo.  Vous voyez comment faire pour l’ajouter à notre fournisseur « JeuxSoc » ?

Mon fournisseur est créé, je vais maintenant créer mes deux articles : le Monopoly et le Scrabble.  Cette opération peut également se faire dans le module « Achats » (Purchases).  Nous pourrions également le faire en allant dans le module « Entrepôt » qui contient également un sous-menu « Articles ».  C’est également une caractéristique d’Odoo : certains sous-menus se répètent dans différents modules.  Pratique !

Mais restons dans les achats et cliquons sur le lien Articles (le dernier dans la liste).  Assez bizarrement, vous voyez apparaître un article « Service » à 75€ (voir image ci-dessous) ! Un bug ?

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Peu importe, créons nos deux articles.  Vous l’aurez compris: il faut cliquer sur « Créer ».  L’écran suivant s’ouvre à vous.

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Les libellés des champs à remplir sont assez explicites.  Tout en haut, le nom de l’article (soyez précis : ici Monopoly).  Ensuite, dans l’onglet « Information », nous allons mettre :

  • Type d’article : article stockable est le bon choix puisque nous comptons stocker cet article
  • Prix de vente : il s’agit du prix de vente HTVA (nous verrons plus tard qu’il y a moyen d’introduire les prix TVAC) : 45€ par exemple
  • Il est Actif
  • Le code barre EAN13 (si vous avez l’article devant vous, scannez son code barre).  S’il n’est pas au norme EAN13, utilisez la référence interne pour stocker le code barre.  Vous verrez que cela fonctionne également !  Si vous utilisez la version SaaS d’Odoo, le système vous propose de traduire votre code barre non EAN en code barre EAN (petite fonctionnalité non encore traduite dans les versions téléchargeables de l’outil, dommage !)
  • Référence interne : si vous avez des codes spécifiques pour le suivi de vos articles, c’est l’endroit où il faut l’indiquer.  Attention, ceci n’est pas la référence du fournisseur qui pourra être introduite ailleurs (mais que vous pouvez indiquer ici si cela vous facilite la vie !)

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Allons ensuite dans l’onglet « Approvisionnements » :

  • Cost Price : indiquez ici le prix d’achat « conseillé » auprès de votre fournisseur (HTVA), si vous le connaissez (ici, 25€)

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  • Cet article est livré par le fournisseur « JeuxSoc », nous allons donc l’indiquer ici.  Dans le bas de l’écran, sous « Fournisseur », cliquez sur « Ajouter un élément »
  • Nous sélectionnons le fournisseur « JeuxSoc »
  • Nous indiquons qu’il faut prendre au minimum 1 article
  • Nous laissons les autres champs « par défaut » mais vous pouvez y indiquer le code de l’article chez ce fournisseur, son nom s’il est différent du vôtre et le délai de livraison
  • On obtient l’écran ci-dessous

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  •  Et vous cliquez sur « Enregistrer & fermer ».  Vous voyez apparaître le fournisseur « JeuxSoc » dans la liste

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Passons à l’onglet « Inventaire ».  Nous n’allons pas introduire d’info pour cet exemple, mais vous voyez que vous avez un large choix d’information à entrer concernant l’état de l’article, son emplacement dans l’entrepôt, ses caractéristiques (volume, poids, etc), etc.

Nous passons également les onglets « Ventes » et « Variantes » qui ne seront pas utilisés par notre boutique de jeu, mais nous y reviendrons plus tard.

Enfin, l’onglet « Comptabilité » permet :

  • De sélectionner la catégorie dans laquelle se trouve votre article.  Nous analyserons en détail les avantages d’avoir une structure de catégorie bien définie car cela peut vous faire gagner du temps; mais pour le moment, laissez le champ « All »
  • Nous passons également les champs « Compte de revenus » et « Compte de dépenses » (oui, je sais, nous prenons de sérieux raccourcis mais nous n’en sommes qu’à la prise de contact, je n’ai pas envie de vous perdre !)
  • Par contre, indiquez si la TVA à la sortie est bien 21% (VAT-OUT-21-L) ainsi que la TVA à l’entrée (VAT-IN-V81-21)
  • Nous avons fait le tour, on peut sauver (« Enregistrer »)
  • Je crée dans la foulée l’article Scrabble, avec les mêmes caractéristiques mais d’autres valeurs pour les prix.

Si je clique sur le menu « Articles » de gauche, j’obtiens l’écran suivant :

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Nous voyons donc apparaître nos deux articles fraîchement créés (et le service « bug »!), avec leur nom, leur prix de 45 et 35 euros (le terme « 1 variantes » signifie que l’article n’a pas d’autres variantes que lui-même !) et, chose importante, leur quantité disponible (sous-entendu dans votre stock) 0 et quantité prévue (sous-entendu en commande) 0 également.  Attention cependant, notez que les quantités prévues correspondent toujours aux quantités en stock + celles en commande.

Maintenant, il ne manque plus qu’une information importante à Odoo pour pouvoir lancer ses commandes : quelles quantités souhaitez-vous stocker ?!

C’est ce que nous allons lui dire.

Cliquons sur « Monopoly », dans la fiche article, nous voyons 5 icônes (ou boutons) sur la droite : « Achats », « On hand », « Mouvements », « Reordering rules » et « Routes ».

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Cliquez sur « Reordering Rules », vous voyez apparaître un écran vide. Cliquez sur « Créer » (nous allons créer une règle de réapprovisionnement), vous arrivez sur l’écran suivant :

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Nous allons indiquer les quantités minimum et maximum de notre stock.

  • La quantité minimum est la valeur en dessous de laquelle le système va lancer une commande.  Si vous mettez 1, lorsque le stock tombera à zéro, Odoo se réveille et lance une commande.  Si vous mettez 2, il lance à partir d’un stock de 1.
  • La quantité maximale servira à déterminer le nombre d’article à ajouter à la commande (sachant qu’il mettra au moins un nombre équivalent à l’achat minimum auprès de ce fournisseur, voyez un des écrans précédents).  Si la quantité min est de 1 et la quantité max est 5, Odoo proposera une commande de 5 articles lorsque le stock tombe à zéro
  • Notez que vous pouvez également indiquer la quantité « multiple », intéressant pour des quantités vendues au poids par exemple.  Nous n’utiliserons pas ce multiple dans le cas de boîte de jeu et la mettons à zéro.
  • Cela donne l’écran suivant, cliquez ensuite sur « Enregistrer »

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Nous faisons la même chose pour le Scrabble.

Nous sommes prêt à passer notre première commande !

 

 

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