Bien paramétrer

Nous l’avons vu lors de l’installation du module de comptabilité, certains paramètres ont été demandés (plan de compte, périodicité, etc).  Mais c’est insuffisant pour utiliser la partie comptable.  Voyons ce qu’il reste à faire pour assurer une bonne intégration des modules que nous avons analysés (achat, vente, entrepôt).

Menu configuration

L’entrepôt

Deux paramètres peuvent être intéressants à activer au niveau de la gestion de votre entrepôt (vos stocks).

  • La valorisation de votre stock (LIFO, FIFO, etc) en comptabilité
  • L’enregistrement de frais de transport (et/ou autres frais annexes à payer à vos fournisseurs) et leur répartition sur vos différents produits achetés

Pour activer ces deux fonctionnalités, rendez-vous dans le menu Configuration, sous-menu « Configuration / Entrepôt ».  Cocher ensuite les deux cases correspondantes (voir écran ci-dessous) et cliquez sur « Appliquer ».

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Vous verrons dans la section « Gestion des stocks » comment utiliser correctement ces deux nouveaux paramètres.

La compta

Allons faire un tour dans les paramètres comptables !  Toujours dans le menu « Configuration », ensuite dans le sous-menu « Configuration / Comptabilité », vous trouverez des éléments très intéressants comme :

  • Les réglages (devise, nombre de décimale, etc) que nous laissons par défaut
  • Les fonctionnalités (supplémentaires) : multi-devises (si vous avez à enregistrer des factures dans une autre monnaie), la comptabilité analytique, la gestion des immobilisations et les budgets.  Nous laisserons pour l’instant ces paramètres par défaut (voyez l’écran ci-dessous) mais vous pouvez trouver plus d’explication dans la catégorie « Comptabilité »

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  • Au niveau Client et Fournisseur, nous laissons tous les paramètres par défaut
  • Nous arrivons dans la partie « Banque et liquidités » où nous allons configurer les données bancaires.  Cliquez sur le lien « Configurez les comptes bancaires de votre société ».  L’écran suivant s’ouvre à vous :

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  • Cliquez sur « Modifier »
  • Introduisez toutes les informations générales : Nom, adresse, téléphone, site web, n° de TVA (Taxe ID)

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  • au niveau de la partie « Comptes bancaires », cliquez sur « Ajouter un élément » et introduisez toutes les informations utiles (voir ci-dessous)

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  • N’indiquez rien au niveau des informations comptables puisque Odoo va créer automatiquement un journal des comptes pour ce compte bancaire
  • Sauvegarder toutes les informations, vous obtenez alors quelque chose qui devrait ressembler à l’écran suivant :

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  • Vous avez ensuite un onglet « Configuration » qui vous permet d’indiquer vos conditions générales de vente (qui apparaîtront au niveau du devis); vous pouvez aussi activer la vérification automatique des numéros de TVA de vos partenaires (non testé ici) et paramétrer le délai d’achat standard et le nombre de jours de sécurité pour vos flux logistiques (ces paramètres peuvent être changés au niveau de chaque produit, nous les laissons donc ici par défaut)

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  • l’onglet « Report Configuration » permet de modifier le pied de page de vos documents (factures, devis, rapports financiers, etc).  En cochant « Pied de page personnalisé », vous avez accès au texte du pied de page que vous pouvez alors modifier à votre guise (utilisez la touche « enter » pour créer un saut de ligne, si vous ne voulez pas que le pied de page ne prenne pas toute la largueur !)

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  • enfin, l’onglet « Règlements en retard » vous permet de rédiger un mémo type de rappel à envoyer à vos clients

Revenons ensuite au menu « Configuration / Configuration / Comptabilité », partie Banque et liquidités.  Vous voyez que vous pouvez également introduire votre compte Paypal si vous en avez un et prévoir la gestion des paiements via diverses plate-formes (Paypal, Ogone, etc).  Nous ne verrons pas ces éléments dans cette section.

De même, au niveau « Comptabilité analytique » (vente et achat), nous laissons les 4 cases vides (nous y reviendrons dans les chapitres avancés)

 Menu comptabilité

Certains paramètres comptables sont également à définir dans le menu « Comptabilité ».

Exercice (année) comptable

Tout en bas du sous-menu de gauche, vous trouverez également un chapitre « Configuration ».  Ouvrons « Périodes » et ensuite « Exercices ».

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Vous ne voyez apparaître que l’année d’installation d’Odoo (ici 2015).  Soyez donc conscient qu’au premier janvier 2016, Odoo va réclamer l’ouverture d’une nouvelle année comptable.  le problème est qu’il ne vous le dira pas lorsque vous lancerez le programme mais par exemple au moment d’enregistrer une vente, ou un achat … Et le message d’erreur n’est pas toujours des plus clair !  Donc une bonne idée : planifier déjà vos 2 (voire 3) futurs exercices comptables :

  • Cliquez sur « Créer »

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  • Remplissez ensuite les différents champs comme indiqué ci-dessous:

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  • La création automatique des périodes ne fonctionne pas (Bug ?)
  • Passez alors par la création des périodes dans le menu « Périodes » juste en dessous d’exercices.
  • Créez par exemple la période d’ouverture de 2016 en y mettant les mêmes paramètres que pour celle de 2015

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  • Et retournez ensuite dans le sous-menu « Exercices », cliquez sur 2016 (ou sur l’année que vous venez de créer), vous voyez que la période d’ouverture créée ci-dessus y apparaît
  • Procédez de même pour créer les autres mois de 2016

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TVA

Si vous descendez encore plus loin dans le sous-menu « Configuration », vous trouverez un chapitre « Taxes », composé de « Taxes » et « Positions fiscales ».  Si vous ouvrez « Taxes », vous voyez apparaître tous les taux de TVA présents dans le système (c’est là qu’on se rend compte que notre législation mériterait un coup de ballet !).

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Remarquez la case « La taxe est comprise dans le prix indiqué ».  Très intéressant si vous souhaitez que le prix affiché inclut la taxe.  Pour une boutique, cela peut-être intéressant car elle gère souvent ses prix de vente TTC sur base de son prix d’achat hors taxe (en y appliquant un multiplicateur).  Un article acheté 20€ (htva) sera revendu 40€ ttc.  Il est donc plus aisé pour elle d’introduire ces deux paramètres telle quelle dans la fiche article.

Cliquez simplement sur la taxe que vous souhaitez modifier, vous recevez l’écran suivant :

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Et cochez la case appropriée (la taxe est …). Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».

 

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