Première commande

Les modules principaux sont installés, nous avons créé le fournisseur « JeuxSoc » et deux articles : Monopoly et Scrabble.  Nous avons indiqué à Odoo les quantités minimum et maximum que nous comptons stocker.

Il est lundi, jour de lancement des commandes.  Demandons à Odoo s’il y a des articles à commander.

Rendez-vous dans l’entrepôt.  dans le sous-menu de gauche, vous avez un lien qui s’intitule « Run Schedulers », cliquez dessus, vous recevez l’écran ci-dessous.

run_schedulers
Ensuite, cliquez sur le gros bouton rouge « Lancer les planificateurs ».  Et … rien ne se passe ! Enfin, rien de visible sur cet écran.  Odoo est en train de parcourir tous nos articles (2 pour le moment) et vérifie si le stock réel (zéro pour le moment) est supérieur ou égal au stock minimum de toutes les règles de réapprovisionnement.  Avec deux articles, ça va très vite; lorsque vous en aurez 3000, ça mettra un peu plus de temps (mais vous pourrez continuer à travailler, puisque ce job est exécuté « en background »).

Voyons ce que cela a donné: cliquons sur le menu « Purchases » (Achat).  Dans le sous-menu « Demande de prix », vous voyez maintenant apparaître une ligne (voir ci-dessous).

premier_devis
Odoo a créé une ligne de demande de prix par fournisseur (comme nous n’en avons qu’un, il n’y a qu’une seule ligne).  Cette ligne présente différentes colonnes avec des informations intéressantes :

  • une référence
  • la date du « devis », en principe la date d’aujourd’hui
  • le nom du fournisseur
  • la date prévue « de livraison ».  Elle dépendra du délai de livraison que vous avez indiqué dans la fiche de réapprovisionnement
  • le document d’origine (la première fiche de réappro rencontrée)
  • le montant total hors taxe
  • le montant total TVAC
  • et le statut : ici brouillon

Remarquez que vous pouvez cliquer sur les noms des colonnes pour effectuer un classement (par fournisseur, par date, etc).

Cliquons sur la ligne de cette commande brouillon (devis ou demande de prix) pour l’ouvrir et voir le détail.  Voici ce que nous obtenons :

detail_devis
Je suppose que vous n’êtes pas étonné : Odoo propose d’acheter des Monopoly et des Scrabble, nos deux articles créés précédemment.  Si nous avions mis deux fournisseurs différents pour ces deux articles, nous aurions eu 2 demandes de prix différentes.

Pratique non ?  Maintenant, il vous est possible de modifier cette demande de prix, d’ajouter manuellement d’autres articles (mais il faudra les créer avant), d’en supprimer.  Nous allons par exemple ici ajouter le prix unitaire du Scrabble, information oubliée lors de la création de la fiche article.  La procédure est simple :

  • Cliquez sur « Modifier »
  • Cliquez dans le champ contenant le prix unitaire, le champ se « noircis » (voir ci-dessous)
  • Introduisez le prix d’achat estimé
  • Cliquez sur « Enregistrer »

correction_devis

Lorsque ce travail sera fait, vous pourrez l’envoyer à votre fournisseur.  Enfin, peut-être …

Pourquoi « peut-être » ?  Tout simplement parce que tout dépendra de vos processus achat.  Ce que vous voyez devant vous n’est pas encore un bon de commande mais une demande de prix.  Dans le cas de notre boutique de jeux, les prix lui sont « imposés » par ses fournisseurs (ce sont des prix catalogue).  Elle n’a pas le loisir de les négocier à chaque fois.  Et le fait d’avoir un pourcentage en fonction des volumes ne change rien.  Elle n’enverra donc pas cette demande de prix mais la transformera directement en « bon de commande ».  C’est également pour cette raison que nous n’avons mis qu’un seul fournisseur dans la fiche article.  En pratique, lorsque vous demanderez un prix, vous enverrez probablement le devis à 2, voire 3 fournisseurs différents.  Mais quoi qu’il en soit, vous devrez passer par la création d’un devis, dans tous les cas.

Nous n’allons donc pas envoyer notre devis car nos prix d’achat sont fixés.  S’ils ne correspondent pas tout à fait à ceux du devis, nous les changerons au moment de la réception des articles ou au moment de la réception de la facture.   Confirmez donc cette commande en cliquant sur le bouton du même nom en haut de l’écran.  Vous voyez que les statuts de l’écran changent complètement (nous les expliquerons plus loin).  Votre devis s’est transformé en bon de commande.  Pour vous en persuader, cliquez sur le sous-menu à gauche « Bon de commande » et vous verrez apparaître une ligne correspondant à notre commande.  Remarquez que son statut est « Purchase Confirmed ».  Vous pouvez également éditer cette commande mais vous ne pourrez rien modifier, à part le champ « Document d’origine ».   Par contre, vous pouvez l’annuler (bouton « Annuler ») et ensuite la refaire basculer en « devis » (ou en brouillon) en cliquant sur le bouton « Mettre en brouillon ».  Là, vous revenez à l’étape « devis » et pouvez changer ce que vous voulez.

Cliquez maintenant sur le sous-menu « demande de prix » : c’est vide, nous n’avons plus de devis « en attente » !

La commande ayant été confirmée, l’état du stock en tient compte pour éviter de recommander ces articles la prochaine fois que vous ferez tourner les « schedulers ».  Si vous allez dans le menu entrepôt et cliquez sur le sous-menu « Articles », vous voyez maintenant une quantité disponible de zéro (nous n’avons toujours rien reçu), par contre la quantité prévue est de 4 unités.  Le système n’en commandera plus.

stco_a_jour

Vous êtes maintenant capable de passer des commandes pour votre société.  Il ne vous reste plus qu’à envoyer cette commande à votre fournisseur (vous pouvez l’imprimer en Pdf et l’envoyer par mail ou utiliser toute autre procédure demandée par votre fournisseur).

Il reste à attendre la livraison, qui donnera lieu à la réception des articles.

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