Achat de service

Dans le processus achat, il est important d’essayer de faire le tri dans les différents « types » d’achat.

Nous avons déjà longuement traité des achats « stocks » ou plus généralement des biens pouvant être entreposés (menu « Entrepôt »).  Mais une entreprise achètera également des services : télécom, loyer, entretien, assurance, conseil, etc.

Il existe probablement diverses façons d’aborder ce type de dépenses.  Nous privilégions la découpe de ces services en catégorie, en fonction des comptes comptables à utiliser.  Lors de la configuration du plan de compte, nous avons opté pour 6 positions, ce qui signifie que notre découpe comptable est assez fournie.  A titre d’exemple, prenons la classe 610 « Loyers et charges locatives ».  Elle est scindée en 3 comptes distincts : loyers, charges locatives et entretien et réparation.  Il semble donc logique de créer une structure d’achat basée sur cette découpe.  Pour une petite entreprise, cette découpe sera probablement exagérée, elle souhaitera peut-être suivre les coûts au niveau agrégé, sans faire de distinction entre ces 3 rubriques.  Mais qui peut le plus, peut le moins !

Nous allons donc commencer par créer une catégorie « Services achetés » et y créer 3 sous-catégorie « Loyers »,  « Charges locatives » et « Bât.Entretien et réparation »

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Ensuite, nous allons créer les services associés.  Imaginons que notre entreprise loue deux bâtiments.  Nous aurons donc deux loyers :

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Et un contrat d’entretien (nettoyage) pour les deux bâtiments (prenez garde à la TVA !)

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Vous allez ensuite créer vos bons de commande de façon classique en sélectionnant l’article correspond (loyer rue Gérard par exemple).  Cette partie n’appelle pas de remarque particulière, si ce n’est que pour un loyer, vous n’aurez peut-être pas envie de passer une commande tous les mois.  Nous verrons cette particularité dans une autre article.

Notez également que l’achat d’un service ne demande pas de réception des articles, ce qui est à analyser dans le cas d’une grosse société dans laquelle le département achat ne pourra pas décider de mettre une facture en paiement sans l’accord d’un opérationnel.

Lorsque vous aurez créé quelques commandes, vérifiez si le compte comptable a été correctement utilisé, comme ci-dessous pour notre loyer et l’entretien des locaux

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