Archives mensuelles : mars 2015

La TVA « en dedans »

Il peut être intéressant, pour une boutique, d’afficher les prix TVA comprise.  Ce sera surtout le cas pour la vente (nous n’allons pas faire le test pour les achats).

Pour activer cette fonctionnalité, il faut aller dans les paramètres de taxe via le menu « Comptabilité / Configuration / Taxes / Taxes ».

Vous devez ensuite éditer les différentes taxes que vous aurez à la vente.  Leur code est facile à repérer puisqu’il possède un « OUT » en plein milieu.  Exemples : VAT-OUT-21-S, VAT-OUT-21-L, etc.

Cliquez sur la ligne que vous souhaitez éditer et ensuite sur le bouton « Modifier ».  Il vous suffit ensuite de cocher la case : « La taxe est comprise dans le prix indiqué » et de sauver.  Cette opération n’affectera pas les écritures comptables.

Nous n’avons pas vérifié l’impact de ce changement au cas où vous auriez déjà créer des articles sans TVA.  A priori, Odoo ne va pas les modifier automatiquement, mais c’est à vérifier.

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Position fiscale

Les fournisseurs

Nous l’avons à peine mentionné lors des pages d’introduction : il est important de renseigner correctement la position fiscale de vos fournisseurs.

Vous la trouverez dans l’onglet « Comptabilité » de la fiche fournisseur.  Il est possible, en standard, d’indiquer l’une des 4 valeurs suivantes :

  • Rien (blanc)
  • Régime national
  • Régime intra-communautaire
  • Régime extra-communautaire

Lorsque vous introduisez le numéro de TVA de votre fournisseur (régime national), vous avez un petit bouton qui vous permet de vérifier si le code est arithmétiquement correct (le système ne vérifie pas, en standard, l’existence de ce numéro de TVA auprès de la banque carrefour des entreprises).  A côté de ce bouton, une petite case doit être cochée si le fournisseur est assujetti à la TVA.  Vous pourriez très bien avoir un fournisseur possédant un numéro de TVA mais non assujetti (comme par exemple les petites entreprises dont le chiffre d’affaires annuel ne dépassent pas un certain seuil).

Les biens et services achetés

Lorsque vous créez des articles dans votre entrepôt (qu’ils soient stockables ou pas, cela ne change rien), vous devrez spécifier la « position fiscale » de ces biens et services.  Comme pour les fournisseurs, c’est via l’onglet « Comptabilité » de la fiche article qu’il faudra spécifier la TVA à l’entrée et à la sortie.

Dans la mesure où vous pourriez très bien acheter le même article (ou service) auprès d’un fournisseur local ou auprès d’un fournisseur « étranger » (intra-communautaire ou importer), vous devriez théoriquement indiquer plusieurs taux de TVA dans la case « Taxes fournisseurs ».  Il n’en est rien, Odoo a tout prévu !

Vous ne devez indiquer dans la taxe fournisseur que celle qui s’applique localement, Odoo fera la conversion lorsque vous achèterez auprès d’un fournisseur intra (ou extra) -communautaire.

Allez faire un tour dans le menu « Comptabilité / Configuration / Taxes / Position fiscale ».  En standard, vous avez 3 entrées :

  • Régime national
  • Régime intra-communautaire
  • Régime extra-communautaire

Le premier est « vide »; par contre si vous ouvrez le second, vous voyez apparaître les règles de transformation des taux de TVA : base de la taxe -> taxe de remplacement.  Cette règle sera fonction de la position fiscale de votre fournisseur !

Faites le test suivant :

  • Créez deux fournisseurs avec deux régimes fiscaux différents
  • Créer un article ou un service et indiquez-y le taux de taxe fournisseur local, par exemple VAT-IN-V82-21-S (pour un service à 21%)
  • Créez une commande de ce service auprès du fournisseur local : la TVA qui apparaît sur la ligne de la commande sera bien celle définie dans la fiche article
  • Créez une seconde commande mais cette fois auprès du fournisseur intra-communautaire … la TVA sera celle de remplacement (VAT-IN-V82-21-EU-S)
  • Merci Odoo !

Achat de service

Dans le processus achat, il est important d’essayer de faire le tri dans les différents « types » d’achat.

Nous avons déjà longuement traité des achats « stocks » ou plus généralement des biens pouvant être entreposés (menu « Entrepôt »).  Mais une entreprise achètera également des services : télécom, loyer, entretien, assurance, conseil, etc.

Il existe probablement diverses façons d’aborder ce type de dépenses.  Nous privilégions la découpe de ces services en catégorie, en fonction des comptes comptables à utiliser.  Lors de la configuration du plan de compte, nous avons opté pour 6 positions, ce qui signifie que notre découpe comptable est assez fournie.  A titre d’exemple, prenons la classe 610 « Loyers et charges locatives ».  Elle est scindée en 3 comptes distincts : loyers, charges locatives et entretien et réparation.  Il semble donc logique de créer une structure d’achat basée sur cette découpe.  Pour une petite entreprise, cette découpe sera probablement exagérée, elle souhaitera peut-être suivre les coûts au niveau agrégé, sans faire de distinction entre ces 3 rubriques.  Mais qui peut le plus, peut le moins !

Nous allons donc commencer par créer une catégorie « Services achetés » et y créer 3 sous-catégorie « Loyers »,  « Charges locatives » et « Bât.Entretien et réparation »

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Ensuite, nous allons créer les services associés.  Imaginons que notre entreprise loue deux bâtiments.  Nous aurons donc deux loyers :

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Et un contrat d’entretien (nettoyage) pour les deux bâtiments (prenez garde à la TVA !)

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Vous allez ensuite créer vos bons de commande de façon classique en sélectionnant l’article correspond (loyer rue Gérard par exemple).  Cette partie n’appelle pas de remarque particulière, si ce n’est que pour un loyer, vous n’aurez peut-être pas envie de passer une commande tous les mois.  Nous verrons cette particularité dans une autre article.

Notez également que l’achat d’un service ne demande pas de réception des articles, ce qui est à analyser dans le cas d’une grosse société dans laquelle le département achat ne pourra pas décider de mettre une facture en paiement sans l’accord d’un opérationnel.

Lorsque vous aurez créé quelques commandes, vérifiez si le compte comptable a été correctement utilisé, comme ci-dessous pour notre loyer et l’entretien des locaux

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Plusieurs points de vente

Odoo vous offre la possibilité de gérer plusieurs points de vente.  Ceci peut être le cas :

  • si vous avez plusieurs caisses enregistreuses dans une seule boutique
  • si vous avez plusieurs magasins, chacun pouvant avoir une ou plusieurs caisses.

Le principe est qu’il faudra créer autant de point de vente qu’il y a de caisses enregistreuses.  L’idéal étant de leur donner un nom facilement reconnaissable.

Dans notre exemple, nous allons supposer que nous utilisons le même « stock ».  Vous pourriez très bien avoir plusieurs stocks (ou entrepôts) différents.

Rendez-vous dans le menu « Point de vente / Configuration »

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Vous n’avez en principe qu’une seule entrée : « Main ».  Cliquez sur « Créer » pour configurer un nouveau point de vente.  Introduisez les informations suivantes :

  • Le nom du point de vente : boutique 2
  • Choisissez la liste de prix (vous pourriez très bien avoir deux boutiques qui pratiquent des prix différents pour les mêmes articles)
  • On garde le journal des ventes
  • On sélectionne les moyens de paiement
  • Et on sauve

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C’est tout ! Votre second point de vente est fonctionnel.

Lorsque vous souhaiterez ouvrir une session, vous aurez maintenant le choix entre les différents point de vente.  Vous pouvez même voir s’ils sont en cours d’utilisation ou pas, ce qui permet pour une boutique avec de nombreuses caisses enregistreuses de ne pas devoir créer des noms spécifiques par caisse mais plutôt une série de point de vente : 1,2,3, etc.  Lorsqu’un vendeur se connecte, il choisit un point de vente non utilisé.

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Vendeurs ambulants

Vous aurez évidemment compris que ce système peut être utilisé si vous participez à des foires, conventions, etc.  Avec une simple connexion WIFI et un Odoo sur un serveur Linux, vous pouvez enregistrer vos ventes en même temps que celles enregistrées dans votre boutique !

Gestion des stocks en comptabilité

Si vous utilisez le module comptable d’Odoo (ce serait dommage de ne pas le faire !) et que vous avez un stock à gérer, il vous faudra paramétrer le système pour que les écritures comptables de stock soient prises en compte.

C’est une opération un peu complexe, mais on est là pour vous aider.

Ecritures comptables à prévoir

Reprenons l’exemple de notre magasin de jeux (belge) qui stocke ses achats de marchandises pour les revendre.  Lorsqu’il achète, les événements suivants vont se produire :

  • Au moment de la réception des marchandises, la valeur totale des achats (des articles stockables, la commande pouvant très bien prévoir des consommables) plus éventuellement les frais annexes (transport, etc) sera imputée en stock par l’écriture Débit 340000 Stocks de marchandises @ Crédit 609400 Variations de stocks de marchandises
  • Au moment d’enregistrer la facture du fournisseur, le montant de la facture (hors TVA) sera enregistrée en achat par l’écriture  Débit 604000 Achats de marchandises @ Crédit 440100 Fournisseurs belges ainsi que la TVA : Débit 411059 T.V.A déductible @ Crédit 440100 Fournisseurs belges
  • Au moment de payer le fournisseur : Débit 440100  Fournisseurs belges @ Crédit 55 Banque

Lorsque les articles seront vendus, les événements suivants seront enregistrés :

  • La sortie du stock par l’écriture Débit 609400 Variations de stocks de marchandises @ Crédit 340000 Stocks de marchandises.  Notez que la valeur de sortie sera fonction de la méthode de valorisation retenue (LIFO, FIFO)
  • La vente par l’écriture Débit 400000 Client @ Crédit 700000 Ventes en Belgique et la TVA : Débit 400000 Client @ Crédit 451054 T.V.A à payer
  • Le paiement : Débit 55 Banque (ou Caisse) @ Crédit 400000 Client

Nous allons devoir paramétrer tout ça !

Utilisation des catégories

Pour pouvoir arriver à nos fins, nous devons introduire le concept de catégorie d’articles.  L’introduction du compte de stock dont question ci-dessus (340000) n’est possible qu’au niveau d’une catégorie d’articles, pas au niveau de l’article (Bug ?).  Ceci étant, vous verrez à l’usage que vous avez tout intérêt à utiliser les catégories au maximum car elle vous faciliterons la vie !

Le menu catégorie se trouve sous le menu « Entrepôt / Configuration / Articles ».

Ne confondez pas ce menu « Catégorie » avec celui du Point de vente (Pos.Product Categorie), ce dernier ne concerne que la subdivision de l’écran tactile du Point de Vente.

FAUT TOUT REECRIRE CAR C EST FAUX !!

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Sélectionnez l’onglet « Comptabilité » et cliquez sur le bouton « Modifier » de l’article :

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Au centre de l’écran, vous voyez une ligne « Catégorie Interne » et la valeur « All ».  Cliquez sur la première flèche (celle qui pointe vers le bas).  Vous voyez alors apparaître toutes les catégories ainsi qu’une ligne « Créer et modifier … », cliquez dessus pour aboutir dans la gestion des catégories.

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Nous allons créer une catégorie qui regroupera toutes nos marchandises stockables et pour lesquelles les écritures de stocks dont question ci-dessus seront appliquées !  Nous introduisons donc les informations suivantes :

  • Nom : Marchandises stock
  • Pas de catégorie parent
  • Stock Input Account : le compte 609400
  • Stock Output Account : idem
  • Stock Valuation Account : 340000 (Groupe A, ce qui ne veut rien dire, on pourra changer le nom de ce compte plus tard)
  • On garde Stock Journal
  • Compte de revenus : 701000 Ventes en Belgique
  • Compte de dépenses : 604000 Achats de marchandises

Remarque : si vous vendez exclusivement en Belgique, c’est très bien.  Par contre si vous avez des clients étrangers, je n’ai pas encore trouvé la solution pour utiliser un autre compte ainsi que la bonne TVA (ces deux éléments ne peuvent pas dépendre de la catégorie mais du régime fiscal du client).  Si nous n’indiquons pas de compte de revenus, le système envoie un message d’erreur lors de l’enregistrement des ventes !

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Cliquez sur « Enregistrez ».  Attention, nous n’allons pas garder cette nouvelle catégorie interne pour notre Monopoly mais nous remettons « All », histoire de repartir d’une situation vierge pour illustrer les mouvements de stocks.

Création d’un article stockable

Nous allons créer un nouvel article que nous allons classer dans « Marchandise stock ».

Nous allons dans « Entrepôt / Articles » et cliquons sur « Créer ».

  • Nous lui donnons un nom (Article stock), un prix de vente (45€), sélectionnons « Article stockable »
  • Dans l’onglet « Approvisionnements », nous sélectionnons « Average Price » pour la méthode de valorisation des stocks, indiquons le « Cost price » de 15€ et ajoutons le fournisseur « JeuxSoc »
  • Enfin, en « Comptabilité », nous sélectionnons la catégorie interne « Marchandise stock » et sélectionnons « Real Time » pour l’Inventory Valuation et on enregistre

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L’achat

Nous passons ensuite une commande de 2 pièces de cet article soit 30€ + 6.30€ de TVA :

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Nous réceptionnons ensuite les articles ainsi que la facture.  Enfin, nous payons la facture.

En principe, toutes nos écritures d’achat doivent être passées.  Pour le vérifier, nous nous rendons dans le menu « Comptabilité / Pièces comptables »

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Les 3 dernières écritures (celles du haut) concernent bien notre achat.  Prenons la 3° :
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Il s’agit bien de l’entrée en stock de « Article stock » pour 30€ : Débit 340000 @ Crédit 609400

La seconde écriture :
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Elle enregistre l’achat, la TVA à récupérer et la dette vis-à-vis du fournisseur.  Notons qu’à ce stade, les deux comptes de charges (écriture 3 et 2) s’annulent, ce qui est logique puisque mon achat est dans mon bilan.

Et la première écriture enregistre le paiement de la facture, ce qui solde le compte fournisseur.

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Un deuxième achat

Avant d’attaquer la vente, nous allons acheter une seconde fois l’article avec un prix légèrement différent pour vérifier si Odoo calcule bien le prix moyen pour la valorisation du stock de sortie.  Nous passons donc une commande d’un seul article « Article Stock » et son prix est passé à 20€ htva.  Nous avons donc en stock 2 articles totalisant 60€ et 1 article à 20, ce qui donne un prix moyen de 16.67€.

La vente

Nous allons maintenant enregistrer la vente d’un article via le point de vente (paiement BC) et vérifier toutes les écritures comptables.

Pour rappel, le prix de vente de l’article est à 45€ htva, soit 54.45€ ttc.  A la clôture de la session de vente, j’ai bien un mouvement de 54.45€ :

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Nous vérifions les 3 écritures comptables générées par cette vente :

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Le journal des stock donne ceci :

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C’est correct : Débit 609400 @ Crédit 340000 : 16.67€

Le journal Bancontact affiche bien un mouvement sur le compte d’attente (pour rappel, nous avons défini ce compte « de passage » pour enregistrer les mouvements entrants sur le compte en banque) et un crédit Clients

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Et enfin, la vente (en Belgique) est bien de 45€ htva, la TVA est enregistrée correctement ainsi que le compte client (qui se solde avec l’écriture précédente).

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Un dernier contrôle : si vous allez dans les rapports financiers officiels (Comptabilité / Rapports officiels / Journaux / Journaux) et que vous sélectionnez le journal des stocks pour la période concernée, vous trouverez les écritures de mouvement.

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Bug et autres bizarreries

Le point de vente a fait l’objet de plusieurs améliorations suite au passage d’Odoo v.7 à v.8.  Cependant, nous avons répertorié ci-dessous les éléments qui nous semblaient devoir être revus, corrigés ou améliorés.

  • Absence de liste de prix : le PdV ne tient pas compte d’éventuelles listes de prix différentes (il faut déterminer la liste de prix que l’on souhaite utiliser dans le point de vente).  Impossible donc pour un client x de recevoir automatiquement une ristourne via le module caisse, alors que c’est tout à fait possible lors de la création d’un devis.
  •  A propos de cette remise, il faut l’introduire ligne par ligne, impossible d’appliquer une ristourne sur la totalité du montant.
  • Pas de système de carte de fidélité (en tout cas, nous ne l’avons pas trouvé)

Contrôle caisse

Le module Point de vente d’Odoo possède un système de contrôle de la caisse.

Il faut l’activer au moment de la création du moyen de paiement « cash » (onglet « Caisses », sous le titre « Divers »).  En cochant la case adéquate, vous voyez apparaître en dessous une liste de « monnaie disponible ».  Il ne s’agit pas ici d’indiquer ce qu’il y a dans votre caisse mais de mettre les coupures et pièces que vous allez accepter.  Enregistrer lorsque c’est fait.

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A votre prochaine ouverture d’une session Point de Vente, Odoo vous demandera de valider la caisse d’ouverture.  Lors de votre première session, vous pouvez indiquer le nombre de pièce et de billet que votre caisse renferme.

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Lorsque vous effectuerez la clôture de votre session, Odoo vous demandera d’indiquer la monnaie présente et fera le contrôle automatique en fonction des ventes Cash du jour.

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Remplissez les différentes lignes du nombre de pièces/billet et enregistrez l’opération.  L’écran (ci-dessous) vous donne alors la différence.

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S’il n’y a pas de différence, vous pourrez clôturer la session sans problème.  Par contre, en cas de différence, Odoo pourrait vous envoyer cet « avertissement » (ce n’est pas un message d’erreur) qui signifie simplement que vous n’avez pas défini de compte de résultat pour les écarts de caisse (or, on sait tous par expérience que cela arrive !).

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Allez alors dans les paramètres du paiement Cash et indiquez-y les comptes de résultat qui enregistreront en comptabilité les écarts de caisse (nous avons choisi ici les comptes « Différence de change », mais il est préférable de créer des comptes spécifiques pour ce type d’opérations) :

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Enfin, dernière fonctionnalité intéressante, l’ajout et le retrait de liquidité qui s’opère via les boutons « Put Money In » et « Take Money Out ».  Nous illustrons ci-dessous le retrait d’argent : vous devez en indiquer la raison et le montant.  Odoo tiendra compte de ce mouvement pour établir son contrôle de caisse.

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