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Gestion des stocks en comptabilité

Si vous utilisez le module comptable d’Odoo (ce serait dommage de ne pas le faire !) et que vous avez un stock à gérer, il vous faudra paramétrer le système pour que les écritures comptables de stock soient prises en compte.

C’est une opération un peu complexe, mais on est là pour vous aider.

Ecritures comptables à prévoir

Reprenons l’exemple de notre magasin de jeux (belge) qui stocke ses achats de marchandises pour les revendre.  Lorsqu’il achète, les événements suivants vont se produire :

  • Au moment de la réception des marchandises, la valeur totale des achats (des articles stockables, la commande pouvant très bien prévoir des consommables) plus éventuellement les frais annexes (transport, etc) sera imputée en stock par l’écriture Débit 340000 Stocks de marchandises @ Crédit 609400 Variations de stocks de marchandises
  • Au moment d’enregistrer la facture du fournisseur, le montant de la facture (hors TVA) sera enregistrée en achat par l’écriture  Débit 604000 Achats de marchandises @ Crédit 440100 Fournisseurs belges ainsi que la TVA : Débit 411059 T.V.A déductible @ Crédit 440100 Fournisseurs belges
  • Au moment de payer le fournisseur : Débit 440100  Fournisseurs belges @ Crédit 55 Banque

Lorsque les articles seront vendus, les événements suivants seront enregistrés :

  • La sortie du stock par l’écriture Débit 609400 Variations de stocks de marchandises @ Crédit 340000 Stocks de marchandises.  Notez que la valeur de sortie sera fonction de la méthode de valorisation retenue (LIFO, FIFO)
  • La vente par l’écriture Débit 400000 Client @ Crédit 700000 Ventes en Belgique et la TVA : Débit 400000 Client @ Crédit 451054 T.V.A à payer
  • Le paiement : Débit 55 Banque (ou Caisse) @ Crédit 400000 Client

Nous allons devoir paramétrer tout ça !

Utilisation des catégories

Pour pouvoir arriver à nos fins, nous devons introduire le concept de catégorie d’articles.  L’introduction du compte de stock dont question ci-dessus (340000) n’est possible qu’au niveau d’une catégorie d’articles, pas au niveau de l’article (Bug ?).  Ceci étant, vous verrez à l’usage que vous avez tout intérêt à utiliser les catégories au maximum car elle vous faciliterons la vie !

Le menu catégorie se trouve sous le menu « Entrepôt / Configuration / Articles ».

Ne confondez pas ce menu « Catégorie » avec celui du Point de vente (Pos.Product Categorie), ce dernier ne concerne que la subdivision de l’écran tactile du Point de Vente.

FAUT TOUT REECRIRE CAR C EST FAUX !!

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Sélectionnez l’onglet « Comptabilité » et cliquez sur le bouton « Modifier » de l’article :

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Au centre de l’écran, vous voyez une ligne « Catégorie Interne » et la valeur « All ».  Cliquez sur la première flèche (celle qui pointe vers le bas).  Vous voyez alors apparaître toutes les catégories ainsi qu’une ligne « Créer et modifier … », cliquez dessus pour aboutir dans la gestion des catégories.

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Nous allons créer une catégorie qui regroupera toutes nos marchandises stockables et pour lesquelles les écritures de stocks dont question ci-dessus seront appliquées !  Nous introduisons donc les informations suivantes :

  • Nom : Marchandises stock
  • Pas de catégorie parent
  • Stock Input Account : le compte 609400
  • Stock Output Account : idem
  • Stock Valuation Account : 340000 (Groupe A, ce qui ne veut rien dire, on pourra changer le nom de ce compte plus tard)
  • On garde Stock Journal
  • Compte de revenus : 701000 Ventes en Belgique
  • Compte de dépenses : 604000 Achats de marchandises

Remarque : si vous vendez exclusivement en Belgique, c’est très bien.  Par contre si vous avez des clients étrangers, je n’ai pas encore trouvé la solution pour utiliser un autre compte ainsi que la bonne TVA (ces deux éléments ne peuvent pas dépendre de la catégorie mais du régime fiscal du client).  Si nous n’indiquons pas de compte de revenus, le système envoie un message d’erreur lors de l’enregistrement des ventes !

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Cliquez sur « Enregistrez ».  Attention, nous n’allons pas garder cette nouvelle catégorie interne pour notre Monopoly mais nous remettons « All », histoire de repartir d’une situation vierge pour illustrer les mouvements de stocks.

Création d’un article stockable

Nous allons créer un nouvel article que nous allons classer dans « Marchandise stock ».

Nous allons dans « Entrepôt / Articles » et cliquons sur « Créer ».

  • Nous lui donnons un nom (Article stock), un prix de vente (45€), sélectionnons « Article stockable »
  • Dans l’onglet « Approvisionnements », nous sélectionnons « Average Price » pour la méthode de valorisation des stocks, indiquons le « Cost price » de 15€ et ajoutons le fournisseur « JeuxSoc »
  • Enfin, en « Comptabilité », nous sélectionnons la catégorie interne « Marchandise stock » et sélectionnons « Real Time » pour l’Inventory Valuation et on enregistre

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L’achat

Nous passons ensuite une commande de 2 pièces de cet article soit 30€ + 6.30€ de TVA :

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Nous réceptionnons ensuite les articles ainsi que la facture.  Enfin, nous payons la facture.

En principe, toutes nos écritures d’achat doivent être passées.  Pour le vérifier, nous nous rendons dans le menu « Comptabilité / Pièces comptables »

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Les 3 dernières écritures (celles du haut) concernent bien notre achat.  Prenons la 3° :
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Il s’agit bien de l’entrée en stock de « Article stock » pour 30€ : Débit 340000 @ Crédit 609400

La seconde écriture :
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Elle enregistre l’achat, la TVA à récupérer et la dette vis-à-vis du fournisseur.  Notons qu’à ce stade, les deux comptes de charges (écriture 3 et 2) s’annulent, ce qui est logique puisque mon achat est dans mon bilan.

Et la première écriture enregistre le paiement de la facture, ce qui solde le compte fournisseur.

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Un deuxième achat

Avant d’attaquer la vente, nous allons acheter une seconde fois l’article avec un prix légèrement différent pour vérifier si Odoo calcule bien le prix moyen pour la valorisation du stock de sortie.  Nous passons donc une commande d’un seul article « Article Stock » et son prix est passé à 20€ htva.  Nous avons donc en stock 2 articles totalisant 60€ et 1 article à 20, ce qui donne un prix moyen de 16.67€.

La vente

Nous allons maintenant enregistrer la vente d’un article via le point de vente (paiement BC) et vérifier toutes les écritures comptables.

Pour rappel, le prix de vente de l’article est à 45€ htva, soit 54.45€ ttc.  A la clôture de la session de vente, j’ai bien un mouvement de 54.45€ :

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Nous vérifions les 3 écritures comptables générées par cette vente :

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Le journal des stock donne ceci :

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C’est correct : Débit 609400 @ Crédit 340000 : 16.67€

Le journal Bancontact affiche bien un mouvement sur le compte d’attente (pour rappel, nous avons défini ce compte « de passage » pour enregistrer les mouvements entrants sur le compte en banque) et un crédit Clients

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Et enfin, la vente (en Belgique) est bien de 45€ htva, la TVA est enregistrée correctement ainsi que le compte client (qui se solde avec l’écriture précédente).

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Un dernier contrôle : si vous allez dans les rapports financiers officiels (Comptabilité / Rapports officiels / Journaux / Journaux) et que vous sélectionnez le journal des stocks pour la période concernée, vous trouverez les écritures de mouvement.

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